Дозвіл на роботу для іноземців в Україні

Одна з найбільш поширених помилок - уявляти дозвіл як особистий документ іноземця.

Насправді дозвіл отримує роботодавець.

Документ дає йому право застосовувати працю конкретного іноземця відповідно до умов, на яких оформлено дозвіл. Сам працівник не може отримати універсальний work permit, а потім використовувати його для вільного переходу між українськими компаніями.

Іноземець може працювати на різних посадах або у кількох роботодавців, але закон встановлює окремі правила щодо необхідності отримання дозволу на таке працевлаштування. Є також винятки щодо сумісництва в одного роботодавця.

І ще один принциповий момент: дозвіл на роботу і посвідка на тимчасове проживання - різні документи.

Перший стосується права роботодавця використовувати працю іноземця. Друга підтверджує право самого іноземця тимчасово проживати в Україні.

Для людини, яка переїжджає сюди заради роботи, ці процедури часто утворюють єдиний маршрут. Але юридично вони залишаються окремими.

Для іноземного найманого працівника, який прибуває в Україну для роботи на визначений строк, загальним правилом є отримання роботодавцем дозволу на роботу.

Професія при цьому не є головним критерієм. Дозвіл може знадобитися директору, менеджеру, ІТ-фахівцю, інженеру, кухарю, технологу, будівельнику або іншому спеціалісту.

Водночас Закон України «Про зайнятість населення» передбачає досить значний перелік випадків, коли працевлаштування здійснюється без такого дозволу.

Серед них - іноземці, які постійно проживають в Україні, особи, які одержали дозвіл на імміграцію, набули статусу біженця, потребують додаткового захисту або отримали тимчасовий захист. Окремі винятки існують для осіб, визнаних особами без громадянства, акредитованих працівників закордонних медіа, професійних спортсменів, артистів, учасників міжнародної технічної допомоги, а також певних іноземців, запрошених для викладацької чи наукової діяльності. Перелік цим не обмежується.

Отже, сама наявність іноземного паспорта ще не означає, що роботодавцеві обов’язково потрібно оформлювати дозвіл.

Спершу перевіряється статус працівника.

Формальним заявником є роботодавець або його уповноважена особа. Але без участі майбутнього співробітника процедуру, звісно, не пройти.

Іноземець надає паспортні документи, фотографію та інформацію, необхідну для оформлення. Для спеціальних категорій можуть знадобитися додаткові підтвердження.

Роботодавець зі свого боку визначає посаду, строк і умови роботи, готує проєкт трудового договору, заяву та інші документи.

Під час групового наймання саме цей етап варто організувати особливо уважно. Коли оформлюють 20 працівників, це вже не 20 однакових папок. У когось закінчується паспорт, хтось має інший міграційний статус, різняться строки трудових договорів, дати приїзду та подальші міграційні процедури.

Тому для групового оформлення ми зазвичай формуємо окремий реєстр працівників і контролюємо статус кожного пакета.

Для звичайного іноземного найманого працівника базовий пакет включає: Саме останній пункт важливий з погляду послідовності процедури: оплата здійснюється до подання документів, оскільки підтвердження її внесення входить до пакета, який роботодавець подає разом із заявою.

• заяву встановленої форми;
• копії сторінок паспорта з особистими даними;
• переклад відповідних паспортних даних українською мовою;
• кольорову фотокартку 3,5 × 4,5 см;
• проєкт трудового договору або контракту, засвідчений роботодавцем;
• документ про внесення плати за видачу дозволу.

Документи іноземною мовою перекладаються українською, а справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально. Документи, видані компетентними органами за кордоном і необхідні для відповідної категорії працівника, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо міжнародний договір України не передбачає іншого.

Для відряджених працівників, внутрішньокорпоративних цесіонаріїв, іноземних студентів та деяких інших категорій комплект відрізняється. Наприклад, можуть знадобитися зовнішньоекономічний контракт, підтвердження трудових відносин з іноземною компанією, рішення про переведення або документи закладу освіти.

Саме тому короткий чек-лист із 5 документів не можна механічно застосовувати до кожного іноземця.

Після перевірки ситуації визначається категорія працівника та строк, на який можна й доцільно оформити дозвіл.

Потім розраховується державна плата, вона сплачується, і вже після цього формується остаточний комплект документів із підтвердженням оплати.

Подати документи роботодавець або його уповноважена особа може, зокрема, особисто, через ЦНАП, поштовим відправленням з описом вкладення або через електронний кабінет роботодавця на сайті Державної служби зайнятості.

Отже, актуальна послідовність виглядає так:

перевірка підстав → визначення строку → підготовка документів → сплата → подання → розгляд → рішення про видачу дозволу → оформлення трудових відносин.

Якщо у видачі дозволу відмовлено, закон передбачає повернення внесених роботодавцем коштів на його поточний рахунок не пізніше десяти робочих днів з дня прийняття рішення про відмову.

Це суттєво відрізняється від старої процедури, за якою оплата здійснювалася лише після прийняття позитивного рішення. Саме тому під час роботи з дозволами важливо користуватися актуальною версією правил.

Тут також не існує одного універсального строку.

Для більшості іноземних найманих працівників та гіг-працівників дозвіл видається на строк дії трудового договору, контракту або гіг-контракту, але не більш як на 2 роки.

Для відряджених іноземних працівників максимальний строк може становити до 3 років — у межах строку відповідного зовнішньоекономічного договору.

Для внутрішньокорпоративних цесіонаріїв також передбачений строк до 3 років за умови відповідності документів установленим вимогам.

Для певних осіб, які перебувають у процедурах захисту або визнання особою без громадянства, дозвіл пов’язується зі строком дії відповідної довідки і може видаватися не більш як на один рік. Для іноземних студентів, які працюють у передбаченому законом порядку, - на строк трудового договору, але не більше одного року в період навчання.

Роботодавець має право просити дозвіл і на менший строк.

І це іноді цілком раціонально. Якщо спеціаліста запрошують на шестимісячний монтаж обладнання, строк подання документів логічно прив’язати до реального проєкту. Якщо ж йдеться про довгострокового керівника або ключового співробітника, надто короткий дозвіл лише прискорить момент наступного продовження.

Розмір державної плати залежить від строку дозволу та прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом станом на 1 січня відповідного року.

У 2026 році цей показник становитиме 3 328 грн.

Тому плата за первинну видачу дозволу становить: Для продовження дії дозволу плата зменшується на один прожитковий мінімум порівняно з первинною видачею на відповідний строк.

• до 6 місяців включно - 9 984 грн;
• понад 6 місяців до 1 року включно - 16 640 грн;
• понад 1 рік до 2 років включно - 26 624 грн;
• понад 2 роки до 3 років включно - 33 280 грн.

При цьому потрібно враховувати категорію працівника. Наприклад, звичайний іноземний найманий працівник має максимальний строк дозволу до двох років, тому трирічна тарифна категорія стосується випадків, коли закон узагалі допускає дозвіл такої тривалості.

Для окремих визначених законом категорій видача та продовження здійснюються безоплатно.

А якщо говорити про бюджет усього працевлаштування, державна плата - тільки одна його частина. Додатково можуть виникати витрати на переклади, нотаріальне засвідчення, легалізацію або апостиль окремих документів, страхування, а також на візові та міграційні процедури.

Для первинної видачі територіальний орган служби зайнятості приймає рішення протягом 7 робочих днів з дня реєстрації заяви.

Для продовження дії дозволу або внесення до нього змін строк становить до 3 робочих днів.

Це саме строк адміністративного розгляду, а не всього процесу оформлення працівника.

До нього потрібно додати час на отримання документів від іноземця, переклади, підготовку трудового договору та оплату.

Якщо кандидат ще перебуває за кордоном, після дозволу можуть бути оформлені віза, поїздка до України та посвідка.

Є й спеціальні випадки. Наприклад, видача або продовження дозволу для громадян держав, для яких законом передбачено погодження з регіональними органами СБУ, може тривати довше через необхідність такого погодження.

Тому реальний кадровий план краще будувати від бажаної дати виходу співробітника на роботу назад, залишаючи запас на кожен етап.

Проблеми з дозволами часто виникають не через складність самої процедури, а через невідповідності між документами.

Типові ситуації - неповний пакет, заява не за встановленою формою, недостовірні відомості, відсутність належних повноважень у людини, яка подає або підписує документи, чи умови трудового договору, що не відповідають законодавству.

За наявності визначених законом недоліків розгляд заяви може бути зупинено, щоб роботодавець мав можливість їх усунути. Якщо проблему не усунуто або існують самостійні законні підстави для відмови, приймається рішення про відмову.

Є і зовсім побутові помилки.

В одному документі ім’я написано через i, в іншому через y. У заяві зазначено одну назву посади, а в трудовому договорі — трохи іншу. Переклад паспорта готувався раніше для іншої процедури і містить інший варіант написання прізвища.

Для клієнта це дрібниця. Для адміністративного процесу - розбіжність у документах.

Тому ми в СТАТУС КО перевіряємо пакет не поелементно, а як єдину справу.

Дозвіл отримано. Але процедура ще не завершилася.

Роботодавець повинен укласти з іноземцем трудовий договір або контракт не пізніше ніж протягом 90 календарних днів з дати видачі дозволу.

Після укладення договору засвідчену роботодавцем копію договору необхідно надати територіальному органу служби зайнятості у десятиденний строк. Неподання копії договору, коли її подання є обов’язковим, є підставою для скасування дозволу.

Тут є ще один нюанс, який часто випадає з коротких інструкцій.

Дозвіл може потребувати внесення змін, якщо, наприклад, роботодавець змінив найменування, іноземець отримав новий паспорт або змінилося його ім’я, а також у разі зміни назви посади чи переведення на іншу посаду в того самого роботодавця в межах строку дії дозволу.

Звернутися щодо внесення таких змін роботодавець повинен не пізніше ніж через 30 днів після виникнення відповідної обставини.

Тобто, дозвіл - документ, який іноді потрібно супроводжувати і після його отримання.

Якщо трудові відносини продовжуються, не потрібно чекати на останній день.

Закон встановлює чітке вікно: заява про продовження подається не раніше ніж за 50, а не пізніше ніж за 20 календарних днів до закінчення строку дії чинного дозволу.

До заяви додаються фотокартка, документи, в яких зазначено зміни інформації, а також документ про внесення плати за продовження. Тобто тут діє той самий важливий принцип: спочатку оплата, потім подання комплекту.

Для одного іноземця перевірити дату нескладно.

Для компанії, де працює кілька десятків громадян інших держав, краще мати окремий кадровий реєстр:

працівник — паспорт — дозвіл — посвідка — дата завершення — дата початку підготовки до продовження.

Інакше термінове оформлення неминуче виникатиме знову і знову.

Якщо іноземець перебуває за кордоном і переїжджає в Україну саме для тривалої роботи, дозвіл зазвичай є лише одним елементом процедури.

Залежно від громадянства та правового статусу працівника подальший маршрут може виглядати так:

дозвіл на застосування праці → довгострокова віза D, коли вона необхідна → в’їзд в Україну → посвідка на тимчасове проживання.

Для оформлення довгострокової візи з метою працевлаштування засвідчена копія дозволу на застосування праці є одним із документів, передбачених візовими правилами.

Для посвідки на тимчасове проживання на підставі працевлаштування дозвіл також є ключовим документом. Крім нього, подаються передбачені процедурою паспортні документи, переклад, дійсний поліс медичного страхування, підтвердження сплати адміністративного збору та зобов’язання роботодавця повідомити ДМС і службу зайнятості про дострокове припинення трудових відносин.

Посвідка за підставою працевлаштування видається на період роботи, зазначений у дозволі. Стандартний строк її оформлення - 15 робочих днів з дати прийняття документів. Для первинного оформлення документи потрібно подати не пізніше ніж за 15 робочих днів до закінчення встановленого строку перебування іноземця в Україні.

І ось тут стає зрозуміло, навіщо на самому початку ми запитували, де перебуває працівник і як довго він планує жити в Україні.

Дозвіл, віза і посвідка - це не три незалежні папки. У конкретній справі вони можуть бути частинами однієї послідовності.

Клієнт рідко звертається до нас із метою просто «отримати дозвіл».

Зазвичай завдання звучить інакше.

Потрібно оформити іноземного директора.

Запросити кількох технічних спеціалістів із-за кордону.

Легалізувати групу працівників для нового проєкту.

Продовжити документи співробітнику, який уже давно працює в Україні.

У таких ситуаціях дозвіл - лише інструмент для досягнення бізнес-результату.

СТАТУС КО може супроводити процедуру від первинної перевірки до наступних міграційних етапів. Ми допомагаємо визначити, чи потрібен дозвіл конкретному іноземцю, розрахувати строк і державний платіж, підготувати документи, виконати переклад паспорта, подати пакет документів, проконтролювати отримання дозволу та подальші строки.

За необхідності продовжуємо роботу з документами для візи D та посвідки на тимчасове проживання.

Для корпоративних клієнтів можемо організувати групове оформлення, коли одночасно потрібно вести документи для кількох або кількох десятків іноземних працівників.

Одна з наших практичних переваг полягає в тому, що переклад і юридичний супровід перебувають у межах одного процесу. Це особливо важливо в міграційних справах, де одні й ті самі паспортні дані переходять із документа в документ і навіть невелика розбіжність у написанні може створити зайву проблему.

Ми не пропонуємо клієнту універсальну схему незалежно від його ситуації. Навпаки, спочатку визначаємо, що справді потрібно оформити, які документи отримати від іноземця і в якій послідовності проходити процедури.

Якщо майбутній працівник ще перебуває за кордоном, краще звернутися до того, як будуть придбані квитки та буде остаточно визначена дата виходу на роботу. Це дає можливість спокійно розрахувати строки й підготувати документи без термінових рішень.

А якщо іноземець уже в Україні - починаємо з перевірки його чинного статусу та строку законного перебування.

Центр перекладів СТАТУС КО допоможе оформити дозвіл на роботу для іноземця в Україні, підготувати необхідні переклади та, за потреби, супроводити подальше оформлення візових і міграційних документів.

У добре організованій процедурі клієнту не потрібно щоразу з’ясовувати, «А що тепер?». Він від самого початку бачить весь маршрут: які документи потрібні сьогодні, що буде наступним етапом і коли іноземний працівник зможе законно приступити до роботи в Україні.