Разрешение на работу для иностранцев в Украине

Одно из самых распространенных заблуждений - представлять разрешение как личный документ иностранца.

На самом деле разрешение получает работодатель.

Документ дает ему право использовать труд конкретного иностранца в соответствии с условиями, на которых оформлено разрешение. Сам работник не может получить универсальное разрешение на работу (work permit), а затем использовать его для свободного перехода между украинскими компаниями.

Иностранец может работать на разных должностях или у нескольких работодателей, но закон устанавливает отдельные правила относительно необходимости получения разрешения на такое трудоустройство. Существуют также исключения, касающиеся совместительства у одного работодателя.

И ещё один принципиальный момент: разрешение на работу и вид на жительство - разные документы.

Первый касается права работодателя использовать труд иностранца. Вторая подтверждает право самого иностранца временно проживать в Украине.

Для человека, который переезжает сюда ради работы, эти процедуры часто составляют единый маршрут. Но юридически они остаются отдельными.

Для иностранного наемного работника, прибывающего в Украину для работы на определенный срок, общим правилом является получение работодателем разрешения на работу.

Профессия при этом не является главным критерием. Разрешение может понадобиться директору, менеджеру, ИТ-специалисту, инженеру, повару, технологу, строителю или другому специалисту.

В то же время Закон Украины «О занятости населения» предусматривает довольно обширный перечень случаев, когда трудоустройство осуществляется без такого разрешения.

Среди них — иностранцы, постоянно проживающие в Украине, лица, получившие разрешение на иммиграцию, статус беженца, нуждающиеся в дополнительной защите или получившие временную защиту. Отдельные исключения существуют для лиц, признанных лицами без гражданства, аккредитованных сотрудников зарубежных СМИ, профессиональных спортсменов, артистов, участников международной технической помощи, а также определенных иностранцев, приглашенных для преподавательской или научной деятельности. Перечень этим не ограничивается.

Таким образом, само наличие иностранного паспорта еще не означает, что работодателю обязательно нужно оформлять разрешение.

Сначала проверяется статус работника.

Формальным заявителем является работодатель или его уполномоченное лицо. Но без участия будущего сотрудника процедуру, конечно, не пройти.

Иностранец предоставляет паспортные документы, фотографию и информацию, необходимую для оформления. Для особых категорий могут потребоваться дополнительные подтверждения.

Работодатель, со своей стороны, определяет должность, срок и условия работы, готовит проект трудового договора, заявление и другие документы.

При групповом найме именно этот этап следует организовать особенно тщательно. Когда оформляют 20 работников, это уже не 20 одинаковых папок. У кого-то заканчивается срок действия паспорта, у кого-то другой миграционный статус, различаются сроки трудовых договоров, даты приезда и дальнейшие миграционные процедуры.

Поэтому для группового оформления мы обычно формируем отдельный реестр работников и контролируем статус каждого пакета.

Для обычного иностранного наемного работника базовый пакет включает: Именно последний пункт важен с точки зрения последовательности процедуры: оплата осуществляется до подачи документов, поскольку подтверждение ее внесения входит в пакет, который работодатель подает вместе с заявлением.

• заявление установленной формы;
• копии страниц паспорта с личными данными;
• перевод соответствующих паспортных данных на украинский язык;
• цветную фотографию размером 3,5 × 4,5 см;
• проект трудового договора или контракта, заверенный работодателем;
• документ об уплате сбора за выдачу разрешения.

Документы на иностранном языке переводятся на украинский, а подлинность подписи переводчика заверяется нотариально. Документы, выданные компетентными органами за рубежом и необходимые для соответствующей категории работника, должны быть легализованы в установленном порядке, если международный договор Украины не предусматривает иного.

Для командированных работников, внутрикорпоративных цессионариев, иностранных студентов и некоторых других категорий комплект документов отличается. Например, могут потребоваться внешнеэкономический контракт, подтверждение трудовых отношений с иностранной компанией, решение о переводе или документы учебного заведения.

Именно поэтому краткий чек-лист из 5 документов нельзя механически применять к каждому иностранцу.

После проверки ситуации определяется категория работника и срок, на который можно и целесообразно оформить разрешение.

Затем рассчитывается государственная пошлина, она уплачивается, и уже после этого формируется окончательный комплект документов с подтверждением оплаты.

Подать документы работодатель или его уполномоченное лицо может, в частности, лично, через ЦНАП, почтовым отправлением с описью вложения или через электронный кабинет работодателя на сайте Государственной службы занятости.

Итак, актуальная последовательность выглядит следующим образом:

проверка оснований → определение срока → подготовка документов → оплата → подача → рассмотрение → решение о выдаче разрешения → оформление трудовых отношений.

Если в выдаче разрешения отказано, закон предусматривает возврат внесенных работодателем средств на его текущий счет не позднее десяти рабочих дней со дня принятия решения об отказе.

Это существенно отличается от прежней процедуры, по которой оплата производилась только после принятия положительного решения. Именно поэтому при работе с разрешениями важно руководствоваться актуальной версией правил.

Здесь также нет единого универсального срока.

Для большинства иностранных наемных работников и гиг-работников разрешение выдается на срок действия трудового договора, контракта или гиг-контракта, но не более чем на 2 года.

Для командированных иностранных работников максимальный срок может составлять до 3 лет - в пределах срока действия соответствующего внешнеэкономического договора.

Для внутрикорпоративных цессионариев также предусмотрен срок до 3 лет при условии соответствия документов установленным требованиям.

Для определенных лиц, находящихся в процессе получения защиты или признания лицом без гражданства, разрешение привязывается к сроку действия соответствующей справки и может выдаваться не более чем на один год. Для иностранных студентов, работающих в предусмотренном законом порядке, - на срок трудового договора, но не более одного года в период обучения.

Работодатель имеет право запросить разрешение и на меньший срок.

И это иногда вполне рационально. Если специалиста приглашают на шестимесячный монтаж оборудования, срок подачи документов логично привязать к реальному проекту. Если же речь идет о долгосрочном руководителе или ключевом сотруднике, слишком короткий срок действия разрешения лишь ускорит момент следующего продления.

Размер государственной пошлины зависит от срока действия разрешения и прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом по состоянию на 1 января соответствующего года.

В 2026 году этот показатель составит 3 328 грн.

Поэтому плата за первичную выдачу разрешения составляет: Для продления срока действия разрешения плата уменьшается на один прожиточный минимум по сравнению с первичной выдачей на соответствующий срок.

• до 6 месяцев включительно - 9 984 грн;
• свыше 6 месяцев до 1 года включительно - 16 640 грн;
• свыше 1 года до 2 лет включительно - 26 624 грн;
• свыше 2 лет до 3 лет включительно - 33 280 грн.

При этом необходимо учитывать категорию работника. Например, у обычного иностранного наемного работника максимальный срок разрешения составляет до двух лет, поэтому трехлетняя тарифная категория касается случаев, когда закон вообще допускает выдачу разрешения такой продолжительности.

Для отдельных категорий, определенных законом, выдача и продление осуществляются бесплатно.

А если говорить о бюджете всего процесса трудоустройства, государственная пошлина - лишь одна его часть. Дополнительно могут возникать расходы на переводы, нотариальное заверение, легализацию или апостиль отдельных документов, страхование, а также на визовые и миграционные процедуры.

Для первичной выдачи территориальный орган службы занятости принимает решение в течение 7 рабочих дней со дня регистрации заявления.

Для продления срока действия разрешения или внесения в него изменений срок составляет до 3 рабочих дней.

Это именно срок административного рассмотрения, а не всего процесса оформления работника.

К нему нужно добавить время на получение документов от иностранца, переводы, подготовку трудового договора и оплату.

Если кандидат еще находится за границей, после получения разрешения могут быть оформлены виза, поездка в Украину и вид на жительство.

Есть и особые случаи. Например, выдача или продление разрешения для граждан государств, для которых законом предусмотрено согласование с региональными органами СБУ, может занять больше времени из-за необходимости такого согласования.

Поэтому реальный кадровый план лучше строить, отсчитывая назад от желаемой даты выхода сотрудника на работу, оставляя запас времени на каждый этап.

Проблемы с разрешениями часто возникают не из-за сложности самой процедуры, а из-за несоответствий между документами.

Типичные ситуации - неполный пакет документов, заявление, не составленное по установленной форме, недостоверные сведения, отсутствие надлежащих полномочий у лица, подающего или подписывающего документы, либо условия трудового договора, не соответствующие законодательству.

При наличии определенных законом недостатков рассмотрение заявления может быть приостановлено, чтобы работодатель имел возможность их устранить. Если проблема не устранена или существуют самостоятельные законные основания для отказа, принимается решение об отказе.

Есть и совершенно бытовые ошибки.

В одном документе имя написано через «i», в другом - через «y». В заявлении указано одно название должности, а в трудовом договоре - немного другое. Перевод паспорта готовился ранее для другой процедуры и содержит другой вариант написания фамилии.

Для клиента это мелочь. Для административного процесса - несоответствие в документах.

Поэтому мы в СТАТУС КО проверяем пакет документов не по отдельности, а как единое дело.

Разрешение получено. Но процедура еще не завершилась.

Работодатель должен заключить с иностранцем трудовой договор или контракт не позднее чем в течение 90 календарных дней с даты выдачи разрешения.

После заключения договора заверенную работодателем копию договора необходимо предоставить территориальному органу службы занятости в десятидневный срок. Непредставление копии договора, когда его подача является обязательной, является основанием для отмены разрешения.

Здесь есть еще один нюанс, который часто упускается из кратких инструкций.

Разрешение может потребовать внесения изменений, если, например, работодатель изменил наименование, иностранец получил новый паспорт или изменилось его имя, а также в случае изменения названия должности или перевода на другую должность у того же работодателя в пределах срока действия разрешения.

Обратиться с заявлением о внесении таких изменений работодатель должен не позднее чем через 30 дней после возникновения соответствующего обстоятельства.

То есть разрешение - документ, который иногда требуется сопровождать и после его получения.

Если трудовые отношения продолжаются, не нужно ждать последнего дня.

Закон устанавливает четкие сроки: заявление о продлении подается не ранее чем за 50, а не позднее чем за 20 календарных дней до истечения срока действия действующего разрешения.

К заявлению прилагаются фотография, документы, в которых указаны изменения информации, а также документ об уплате сбора за продление. То есть здесь действует тот же важный принцип: сначала оплата, затем подача комплекта документов.

Для одного иностранца проверить дату несложно.

Для компании, где работает несколько десятков граждан других государств, лучше иметь отдельный кадровый реестр:

сотрудник — паспорт — разрешение — вид на жительство — дата окончания — дата начала подготовки к продлению.

Иначе срочное оформление будет неизбежно возникать снова и снова.

Если иностранец находится за границей и переезжает в Украину именно для длительной работы, разрешение, как правило, является лишь одним из элементов процедуры.

В зависимости от гражданства и правового статуса работника дальнейший маршрут может выглядеть так:

разрешение на использование труда → долгосрочная виза D, если она необходима → въезд в Украину → вид на жительство.

Для оформления долгосрочной визы с целью трудоустройства заверенная копия разрешения на использование труда является одним из документов, предусмотренных визовыми правилами.

Для получения вида на временное проживание на основании трудоустройства разрешение также является ключевым документом. Помимо него подаются предусмотренные процедурой паспортные документы, перевод, действующий полис медицинского страхования, подтверждение уплаты административного сбора и обязательство работодателя уведомить ГМС и службу занятости о досрочном прекращении трудовых отношений.

Временный вид на жительство на основании трудоустройства выдается на период работы, указанный в разрешении. Стандартный срок его оформления - 15 рабочих дней с даты принятия документов. Для первоначального оформления документы необходимо подать не позднее чем за 15 рабочих дней до истечения установленного срока пребывания иностранца в Украине.

И вот здесь становится понятно, зачем в самом начале мы спрашивали, где находится работник и как долго он планирует жить в Украине.

Разрешение, виза и вид на жительство - это не три независимых документа. В конкретном деле они могут быть частями одной последовательности.

Клиент редко обращается к нам с целью просто «получить разрешение».

Обычно задача звучит иначе.

Нужно оформить иностранного директора.

Пригласить нескольких технических специалистов из-за рубежа.

Легализовать группу сотрудников для нового проекта.

Продлить документы сотруднику, который уже давно работает в Украине.

В таких ситуациях разрешение - лишь инструмент для достижения бизнес-результата.

СТАТУС КО может сопровождать процедуру от первичной проверки до последующих миграционных этапов. Мы помогаем определить, требуется ли разрешение конкретному иностранцу, рассчитать срок и размер государственной пошлины, подготовить документы, выполнить перевод паспорта, подать пакет документов, проконтролировать получение разрешения и последующие сроки.

При необходимости продолжаем работу с документами для визы D и вида на временное проживание.

Для корпоративных клиентов можем организовать групповое оформление, когда одновременно требуется вести документы для нескольких или нескольких десятков иностранных работников.

Одно из наших практических преимуществ заключается в том, что перевод и юридическое сопровождение осуществляютсяв рамкаходного процесса. Это особенно важно в миграционных делах, где одни и те же паспортные данные переносятся из документа в документ, и даже небольшое расхождение в написании может создать лишнюю проблему.

Мы не предлагаем клиенту универсальную схему независимо от его ситуации. Наоборот, сначала определяем, что действительно нужно оформить, какие документы получить от иностранца и в какой последовательности проходить процедуры.

Если будущий работник еще находится за границей, лучше обратиться до того, как будут приобретены билеты и окончательно определена дата выхода на работу. Это дает возможность спокойно рассчитать сроки и подготовить документы без принятия срочных решений.

А если иностранец уже в Украине - начинаем с проверки его действующего статуса и срока законного пребывания.

Центр переводов СТАТУС КО поможет оформить разрешение на работу для иностранца в Украине, подготовить необходимые переводы и, при необходимости, сопроводить дальнейшее оформление визовых и миграционных документов.

В хорошо организованной процедуре клиенту не нужно каждый раз выяснять: «А что теперь?». Он с самого начала видит весь маршрут: какие документы нужны сегодня, что будет следующим этапом и когда иностранный работник сможет законно приступить к работе в Украине.